Politique de confidentialité.
La présente politique décrit comment Agent MIA, service d’assistant de réunion par intelligence artificielle, collecte et traite les données personnelles des personnes qui utilisent le service (« Utilisateurs ») ainsi que des personnes dont la voix ou les propos sont enregistrés lors d’une réunion (« Participants »). Nous nous engageons à traiter ces données conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi « Informatique et Libertés ».
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées via Agent MIA (accessible à l’adresse agent-mia.fr et via l’application) est :
- Société
- ALOMIA
- Adresse
- 53 rue Voltaire, 82000 Montauban, France
- Contact / exercice des droits
- contact@alomia.fr
Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à contact@alomia.fr. Les informations légales complètes de la société figurent dans nos mentions légales.
2. Champ d’application
Agent MIA permet de capter une réunion de quatre façons — au micro de votre appareil, par import d’un fichier audio, par mémo vocal, ou via un bot qui rejoint automatiquement vos visioconférences Zoom, Microsoft Teams et Google Meet — puis de la transcrire, d’identifier les intervenants, de rédiger un compte rendu structuré et de répondre à vos questions sur la réunion. La présente politique couvre le site vitrine, l’application web et mobile, et l’intégration Zoom.
3. Données que nous traitons
Données de compte
Adresse e-mail, mot de passe (jamais stocké en clair, uniquement sous forme de condensat sécurisé), nom d’affichage, appartenance à une équipe, données d’usage et de quota.
Contenu des réunions
Enregistrements audio (fichiers MP3), transcriptions horodatées, comptes rendus générés (résumé, décisions, actions et échéances), statistiques de prise de parole, étiquettes et notes que vous ajoutez.
Données biométriques vocales (catégorie particulière)
Si — et seulement si — vous l’activez explicitement, Agent MIA crée une empreinte vocale à partir d’un court échantillon de voix afin de reconnaître automatiquement un intervenant d’une réunion à l’autre. Il s’agit d’une donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD, traitée sur la base de votre consentement explicite, chiffrée au repos, et supprimable à tout moment. La fonction reste facultative : sans elle, les intervenants sont simplement numérotés.
Données d’identité Zoom
Lorsque vous connectez votre compte Zoom, nous conservons votre identifiant Zoom (« Zoom user id ») et l’identifiant de connexion. Les jetons d’accès et de rafraîchissement OAuth sont conservés chiffrés par le service bot et ne sont jamais exposés côté client. Voir la section Intégration Zoom.
Métadonnées de réunion
Lien de la réunion, identifiant de réunion, nombre de participants, dates et états du bot (en attente, enregistrement, terminé…).
Données de facturation
Pour les offres payantes, les données de facturation et de paiement sont traitées par notre prestataire Stripe. Nous ne stockons pas vos numéros de carte bancaire.
4. Finalités & bases légales
- Fourniture du service (captation, transcription, comptes rendus, chat, exports) — exécution du contrat.
- Enregistrement des réunions et reconnaissance vocale biométrique — consentement (révocable à tout moment).
- Gestion du compte, sécurité et prévention des abus — intérêt légitime et exécution du contrat.
- Facturation et obligations comptables — obligation légale.
- Amélioration du service et support — intérêt légitime. Nous n’utilisons pas le contenu de vos réunions pour entraîner des modèles d’IA.
5. Intégration Zoom
Pour permettre au bot Agent MIA de rejoindre une réunion Zoom que vous n’hébergez pas vous-même, Zoom exige depuis mars 2026 une autorisation via OAuth. Notre intégration ne demande que les autorisations strictement nécessaires :
user:read:user— lire l’identité de base de votre compte Zoom ;user:read:token— obtenir le jeton permettant au bot de rejoindre la réunion en votre nom.
Aucune autre API Zoom n’est appelée au-delà de cette vérification d’identité. Le bot rejoint la réunion via le Zoom Meeting SDK en tant que participant visible et s’appuie sur l’invite de consentement d’enregistrement native de Zoom, qui n’est ni supprimée ni acceptée automatiquement ; le bot annonce également par message que l’enregistrement a démarré. Vous devez être présent(e) dans la réunion pour que le bot puisse la rejoindre.
Révoquer l’accès Zoom : vous pouvez à tout moment déconnecter votre compte depuis Agent MIA (carte « Zoom (réunions externes) » → « Déconnecter »), ou supprimer l’application depuis le Zoom App Marketplace (Manage → Added Apps → Agent MIA → Remove). La révocation invalide les jetons et empêche tout nouvel accès. La marche à suivre détaillée figure dans notre guide Zoom.
6. Sous-traitants & destinataires
Nous faisons appel à un nombre limité de sous-traitants, chacun encadré par un accord de traitement des données et n’intervenant que pour la finalité indiquée. Nous ne vendons jamais vos données.
| Sous-traitant | Finalité | Données concernées |
|---|---|---|
| Zoom Video Communications | Connexion OAuth et jonction du bot à la réunion (Meeting SDK) | Identité Zoom, jeton d’accès, flux de la réunion |
| Mistral AI (UE) | Transcription (reconnaissance vocale) et recherche sémantique | Audio de réunion, texte des transcriptions |
| pyannote.ai | Séparation des intervenants et empreinte vocale (si activée) | Audio de réunion, échantillon de voix |
| Serveur d’inférence IA (auto-hébergé, UE) | Génération des comptes rendus, résumés et réponses du chat | Texte des transcriptions |
| Amazon Web Services (S3) | Stockage renforcé des enregistrements (option de conservation étendue) | Audio de réunion (chiffré) |
| Stripe | Paiement des abonnements et facturation | Données de compte et de facturation |
| Vercel | Hébergement du site vitrine agent-mia.fr | Données techniques de navigation |
| ChatGPT / Claude (connecteurs MCP) | Uniquement si vous connectez vous-même Agent MIA à ces assistants | Résumés et extraits de réunion que vous interrogez |
7. Transferts hors Union européenne
Agent MIA privilégie des traitements et un hébergement situés en France et dans l’Union européenne. Lorsqu’un sous-traitant est susceptible de traiter des données en dehors de l’UE (par exemple Amazon Web Services, Stripe ou les connecteurs que vous activez volontairement vers ChatGPT/Claude), le transfert est encadré par les garanties appropriées prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
8. Durées de conservation
- Enregistrements audio : supprimés automatiquement après 7 jours par défaut, ou jusqu’à environ 180 jours si vous souscrivez l’option de conservation renforcée (stockage chiffré).
- Transcriptions, comptes rendus et métadonnées : conservés tant que votre compte est actif, puis supprimés en cas de suppression du compte.
- Empreinte vocale : conservée tant que la fonction est activée et supprimée dès sa désactivation ou la suppression du compte.
- Données de facturation : conservées pour la durée requise par les obligations légales et comptables.
La suppression de votre compte entraîne l’effacement définitif de vos réunions, transcriptions, comptes rendus, fichiers audio et index de recherche associés.
9. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : chiffrement des échanges en transit (HTTPS/TLS), chiffrement au repos des données sensibles (jetons OAuth, empreintes vocales), hachage sécurisé des mots de passe, sessions authentifiées par jetons signés et vérification de l’intégrité des échanges entre nos services. Les secrets et clés d’accès sont cloisonnés et l’accès aux infrastructures de production est restreint aux membres autorisés de l’équipe.
10. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d’accès — obtenir une copie des données que nous détenons.
- Droit de rectification — corriger des données inexactes.
- Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »).
- Droit à la limitation du traitement.
- Droit d’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime.
- Droit à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
- Droit de retirer votre consentement à tout moment (notamment pour l’enregistrement et l’empreinte vocale), sans que cela remette en cause la licéité du traitement effectué avant le retrait.
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à contact@alomia.fr. Nous répondons dans le délai d’un mois. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
Participants à une réunion : si vous avez été enregistré(e) lors d’une réunion sans être titulaire d’un compte Agent MIA, vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à contact@alomia.fr ; nous relaierons votre demande à l’organisateur responsable de l’enregistrement.
12. Modifications & contact
Nous pouvons faire évoluer la présente politique pour refléter les évolutions du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; en cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un moyen approprié. Pour toute question, écrivez-nous à contact@alomia.fr.